Quando un documento passa per tre o quattro persone, la domanda non è più solo «che cosa c'è scritto», ma «chi ha cambiato che cosa e perché». Senza un metodo si finisce con file chiamati contratto_finale_v2_rev_Anna_DEF.docx e con modifiche che nessuno ricorda di aver approvato.
Le revisioni tracciate e i commenti, disponibili sia in Word sia in LibreOffice Writer, servono proprio a questo: rendere ogni modifica visibile, attribuita e reversibile.
Prima di iniziare: il proprio nome
Revisioni e commenti vengono firmati con il nome impostato nel programma. Se compare «Utente» o il nome di un vecchio computer, la revisione perde gran parte del suo valore.
- Word: File › Opzioni › Generale › Personalizzazione della copia di Microsoft Office, campi nome utente e iniziali.
- Writer: Strumenti › Opzioni › LibreOffice › Dati utente.
Attivare la registrazione delle modifiche
- Word: Revisione › Revisioni (o Ctrl+Maiusc+E). Da quel momento inserimenti e cancellazioni vengono evidenziati con un colore per autore.
- Writer: Modifica › Revisioni › Registra (o Ctrl+Maiusc+C).
Si può anche proteggere la registrazione con una password, in modo che chi rivede non possa disattivarla. È utile quando il documento va a una controparte o a un revisore esterno.
Modifiche o commenti?
La distinzione è semplice ma importante:
- Una modifica cambia il testo: chi rivede propone direttamente la nuova formulazione.
- Un commento pone una domanda o spiega un motivo senza toccare il testo.
Una buona revisione usa entrambi: si corregge direttamente ciò che è oggettivo (refusi, errori di numerazione) e si commenta ciò che richiede una decisione dell'autore («Questo termine è coerente con il capitolo 2?»). Riscrivere interi paragrafi senza spiegazione rende la revisione faticosa da valutare.
I commenti si inseriscono con Revisione › Nuovo commento in Word e Inserisci › Commento in Writer (Ctrl+Alt+M in Word, Ctrl+Alt+C in Writer). Nelle versioni recenti si può rispondere a un commento creando una discussione e segnarlo come risolto.
Visualizzazioni
Durante la lettura conviene cambiare vista secondo il bisogno:
| Vista in Word | Utile per |
|---|---|
| Revisioni semplici | Leggere il testo pulito, con un segno a margine dove ci sono modifiche |
| Tutte le revisioni | Vedere esattamente cosa è stato aggiunto e tolto |
| Nessuna revisione | Leggere il testo come sarebbe se tutto venisse accettato |
| Originale | Rileggere la versione prima delle modifiche |
In Writer, Modifica › Revisioni › Mostra attiva o disattiva la visualizzazione, e la finestra Gestisci elenca tutte le modifiche con autore, data e tipo, filtrabili.
Accettare e rifiutare
L'autore finale scorre le modifiche una per una:
- in Word con i pulsanti Accetta e Rifiuta della scheda Revisione, e Successiva per passare alla seguente;
- in Writer dalla finestra Modifica › Revisioni › Gestisci.
Esistono anche «Accetta tutto» e «Rifiuta tutto». Usateli solo dopo aver letto le modifiche, o limitandoli a un autore specifico: in Word il menu Mostra revisioni › Persone specifiche permette di filtrare per revisore.
Confrontare due versioni
Capita di ricevere un documento modificato senza revisioni attive. In quel caso si usa il confronto:
- Word: Revisione › Confronta › Confronta, indicando documento originale e documento modificato. Il programma crea un terzo file in cui le differenze appaiono come revisioni.
- Writer: aprite la versione nuova e usate Modifica › Revisioni › Confronta documento, scegliendo l'originale.
È anche un ottimo controllo di sicurezza: se una controparte dichiara di aver cambiato solo un paragrafo, il confronto mostra se è vero.
Il rischio delle tracce nascoste
Il problema più serio non è tecnico: è consegnare un documento con revisioni e commenti ancora presenti. Se la vista è impostata su «Nessuna revisione», sullo schermo il testo appare pulito, ma le modifiche e i commenti interni sono ancora nel file e chiunque può mostrarli.
Prima di inviare un documento all'esterno:
- accettate o rifiutate tutte le revisioni ed eliminate tutti i commenti;
- in Word usate File › Informazioni › Verifica documento › Ispeziona documento, che trova commenti, revisioni, testo nascosto e metadati personali;
- in Writer controllate la finestra Gestisci revisioni e le proprietà del documento, e valutate le opzioni di sicurezza che rimuovono i dati personali al salvataggio;
- se il destinatario non deve modificare il testo, inviate un PDF generato dalla versione pulita.
Nel mio lavoro questa verifica fa parte di ogni consegna: è il momento in cui si evitano gli imbarazzi peggiori.
In sintesi
- Impostate il vostro nome nel programma prima di rivedere.
- Modifiche per ciò che è oggettivo, commenti per ciò che richiede una decisione.
- Le viste di revisione permettono di leggere il testo pulito o con tutte le modifiche.
- Il confronto tra versioni ricostruisce le modifiche fatte senza revisioni attive.
- Prima di consegnare, eliminate revisioni, commenti e metadati e ispezionate il documento.
