La maggior parte delle presentazioni deboli nasce nello stesso modo: si apre il programma, si sceglie un tema grafico e si comincia a riempire la prima slide. Dopo due ore ci sono trenta diapositive piene di punti elenco e nessuna idea chiara di che cosa il pubblico dovrebbe ricordare.
Una presentazione efficace si costruisce al contrario: prima il messaggio, poi la struttura, solo alla fine le slide. Il programma di presentazione è uno strumento di supporto, non il luogo in cui si pensa.
Partire da una frase
Prima di tutto, provate a scrivere in una sola frase che cosa volete che il pubblico sappia, pensi o faccia alla fine. Per esempio:
- «Il passaggio al nuovo sistema di backup va approvato entro il mese, perché l'attuale non copre i portatili.»
- «Chi usa i modelli condivisi risparmia tempo ed evita errori: da lunedì li trovate nella cartella comune.»
Se non riuscite a scrivere questa frase, la presentazione non è ancora pronta per essere progettata. Se ci riuscite, avete il criterio per decidere che cosa tenere e che cosa togliere: tutto ciò che non sostiene quella frase è un candidato all'eliminazione.
Conoscere il pubblico
Le stesse informazioni vanno presentate in modo diverso a un gruppo tecnico, a una direzione o a clienti. Tre domande aiutano:
- Che cosa sanno già? Evitare di spiegare l'ovvio e di dare per scontato ciò che non conoscono.
- Che cosa li preoccupa? Costi, tempi, rischi, cambiamenti nel loro lavoro quotidiano.
- Che decisione o azione ci si aspetta da loro? Approvare, scegliere, adottare, semplicemente capire.
Una struttura in tre parti
Un'impalcatura semplice funziona per la maggior parte delle presentazioni di lavoro:
| Parte | Contenuto | Peso indicativo |
|---|---|---|
| Apertura | Il problema o la domanda, perché riguarda chi ascolta, il messaggio principale | 10-15% |
| Sviluppo | Da tre a cinque punti a sostegno, ognuno con un esempio o un dato | 70-80% |
| Chiusura | Riepilogo, azione richiesta, prossimi passi | 10-15% |
Tre punti di sviluppo sono facili da ricordare per chi ascolta; oltre i cinque, la memoria cede. Se avete dieci argomenti, raggruppateli.
L'apertura
I primi minuti decidono l'attenzione. Evitate di aprire con l'indice della presentazione o con la storia dell'organizzazione. Funzionano meglio:
- una situazione concreta che il pubblico riconosce («Il mese scorso abbiamo perso due giorni di lavoro per un portatile rubato»);
- una domanda a cui la presentazione risponderà;
- il messaggio principale detto subito, soprattutto davanti a chi deve decidere.
La chiusura
Molte presentazioni finiscono con «Grazie, domande?». È un'occasione persa. L'ultima cosa che il pubblico vede e sente dovrebbe essere il messaggio principale e l'azione richiesta, chiara e con una scadenza se c'è.
Scrivere la scaletta prima delle slide
Una scaletta in testo semplice, anche su carta, permette di vedere la struttura intera e di spostare i blocchi senza fatica. Per esempio:
Messaggio: approvare il nuovo backup entro fine mese
1. Apertura: il caso del portatile rubato
2. Che cosa copre oggi il backup (e che cosa no)
3. La proposta: tre livelli di copia
4. Costi e tempi di attivazione
5. Rischi se non si interviene
6. Chiusura: decisione richiesta e prossimi passi
Solo quando la scaletta regge si passa alle slide, e spesso ognuna di queste righe ne richiede una o due, non dieci.
Il tempo
Una regola utile è prevedere il 20% di tempo in meno di quello disponibile. Le presentazioni si allungano sempre: una domanda a metà, un collegamento che non parte, un esempio che si arricchisce mentre lo si racconta. Finire con qualche minuto di anticipo non è mai un problema; sforare sì.
Come ordine di grandezza, molte persone parlano per uno o due minuti per slide, ma dipende molto dal contenuto. Meglio cronometrarsi durante una prova che affidarsi a una formula.
Note del relatore
Le note del relatore, presenti in PowerPoint, Impress e negli strumenti online, servono a togliere il testo dalle slide senza perderlo. Nella visualizzazione relatore il pubblico vede la diapositiva, mentre chi parla vede sul proprio schermo note, slide successiva e tempo trascorso.
Scrivete note brevi, a punti: parole chiave, dati da citare con precisione, il passaggio alla slide successiva. Un testo da leggere parola per parola rende la presentazione piatta.
Provare ad alta voce
Ripassare mentalmente non basta. Una prova ad alta voce, possibilmente davanti a un collega, rivela passaggi poco chiari, transizioni mancanti e tempi sbagliati. Nel mio lavoro faccio sempre almeno una prova completa con il cronometro, e quasi sempre tolgo qualcosa dopo averla fatta.
In sintesi
- Scrivete in una frase che cosa il pubblico deve sapere o fare alla fine.
- Adattate contenuti ed esempi a ciò che il pubblico sa e a ciò che lo preoccupa.
- Apertura, da tre a cinque punti di sviluppo, chiusura con l'azione richiesta.
- Preparate la scaletta prima delle slide e prevedete il 20% di tempo in meno.
- Usate le note del relatore per togliere testo dalle slide e provate sempre ad alta voce.
