Hai preparato un modello con formule accurate, lo invii a dieci colleghi perché lo compilino, e ti tornano dieci file con formule sovrascritte, colonne eliminate e totali scritti a mano. La protezione dei fogli esiste proprio per evitare questo. È però uno strumento spesso frainteso: alcune protezioni impediscono errori involontari, solo una protegge davvero la riservatezza dei dati. Conviene sapere quale fa cosa.
Le celle bloccate e la protezione del foglio
In Excel e in LibreOffice Calc ogni cella ha un attributo «Bloccata», che si trova in Formato celle, nella scheda Protezione. Il dettaglio che sorprende molti è che tutte le celle sono bloccate per impostazione predefinita, ma l'attributo non ha alcun effetto finché non attivi la protezione del foglio.
La procedura corretta è quindi in due passaggi:
- seleziona le celle che l'utente deve poter compilare e togli la spunta «Bloccata»;
- attiva la protezione del foglio, in Excel da Revisione, Proteggi foglio; in Calc da Strumenti, Proteggi foglio.
Da quel momento le celle bloccate non si possono modificare, quelle sbloccate sì.
Le opzioni della protezione
Quando proteggi un foglio puoi scegliere cosa resta permesso. Le opzioni più utili sono:
| Opzione | Quando attivarla |
|---|---|
| Selezionare celle sbloccate | sempre |
| Selezionare celle bloccate | se l'utente deve poter copiare i risultati |
| Formattare celle | raramente, rischia di alterare il modello |
| Inserire righe | se l'elenco deve poter crescere |
| Ordinare e usare filtri automatici | se l'utente deve consultare i dati |
L'inserimento di righe merita attenzione: se lo consenti, le nuove righe ereditano la protezione di quella da cui partono, e le formule vanno verificate.
Nascondere le formule
Nella stessa scheda Protezione c'è l'opzione «Nascosta». Una cella nascosta in un foglio protetto mostra il risultato, ma non la formula nella barra della formula. È utile per evitare modifiche o confusione, non per proteggere un segreto: come vedremo, la protezione del foglio è facile da aggirare.
La protezione della cartella
In Excel, Revisione, Proteggi cartella di lavoro impedisce di modificare la struttura: aggiungere, eliminare, rinominare, spostare o mostrare fogli nascosti. È complementare alla protezione del foglio e utile in un modello in cui i fogli di calcolo e di parametri devono restare dove sono.
Cosa non fanno queste protezioni
Questo è il punto più importante. La protezione del foglio e della cartella, anche con password:
- non cifra il contenuto del file;
- non impedisce di leggere i dati, che restano visibili e copiabili;
- può essere rimossa con strumenti facilmente reperibili, perché il meccanismo è pensato per evitare modifiche accidentali, non per resistere a chi vuole aggirarlo;
- non impedisce di copiare l'intero foglio in un nuovo file.
Nascondere un foglio con dati riservati, anche proteggendo la struttura, non è quindi un modo sicuro per tenerli segreti. Se un collega non deve vedere certi dati, quei dati non devono stare nel file che riceve.
La password di apertura: questa sì cifra
Excel e LibreOffice permettono di impostare una password per aprire il file. In Excel si trova in File, Informazioni, Proteggi cartella di lavoro, Crittografa con password; in Calc nella finestra Salva con nome, spuntando Salva con password. In questo caso il file viene cifrato: senza password il contenuto non è leggibile.
Alcune raccomandazioni:
- usa una password lunga e unica, possibilmente generata e conservata in un gestore di password;
- non inviare la password nello stesso canale del file: se il file arriva via email, la password può arrivare per telefono o con un messaggio separato;
- se perdi la password, il file è di fatto perso. Conserva una copia in un luogo sicuro.
Esiste anche una password «di modifica», che permette di aprire il file in sola lettura senza password: come la protezione del foglio, previene modifiche ma non protegge la riservatezza.
Google Sheets
In Google Sheets il modello è diverso, perché il file vive sul server e l'accesso dipende dall'account:
- la condivisione stabilisce chi può vedere, commentare o modificare il file: è questa la vera protezione della riservatezza;
- da Dati, Proteggi fogli e intervalli puoi limitare la modifica di specifici fogli o intervalli a determinate persone, oppure mostrare solo un avviso quando qualcuno tenta di modificarli;
- la cronologia delle versioni permette di vedere chi ha cambiato cosa e di ripristinare una versione precedente.
Anche qui vale la regola: chi ha accesso in lettura al file vede tutti i fogli, compresi quelli nascosti, che possono essere mostrati di nuovo. Gli intervalli protetti impediscono le modifiche, non la lettura.
Un modello ben protetto
Nel mio lavoro, quando preparo un modello da far compilare, seguo questo schema:
- separo i fogli di input da quelli di calcolo e di risultato;
- sblocco solo le celle di input e le evidenzio con un colore;
- aggiungo convalida dei dati alle celle di input;
- proteggo tutti i fogli e la struttura della cartella;
- se il file contiene dati personali o riservati, aggiungo la password di apertura e la comunico separatamente.
In sintesi
- Le celle sono bloccate per impostazione predefinita, ma il blocco agisce solo con il foglio protetto.
- Sblocca le celle di input, poi proteggi il foglio e la struttura della cartella.
- Protezione di foglio e cartella prevengono errori, non garantiscono riservatezza.
- Solo la password di apertura cifra il file; comunicala su un canale separato.
- In Google Sheets la riservatezza dipende dalla condivisione; gli intervalli protetti limitano solo le modifiche.
