La maggior parte delle persone formatta un documento come si dipinge una parete: seleziona il testo e applica grassetto, dimensione e colore, un pezzo alla volta. Funziona finché il documento è di due pagine. Poi qualcuno chiede di cambiare il font dei titoli, e bisogna ritoccare a mano quaranta righe sperando di non dimenticarne nessuna.
Gli stili risolvono il problema alla radice. Uno stile è un insieme di impostazioni con un nome: si applica il nome al testo, e l'aspetto si definisce una volta sola in un unico punto.
Formattazione diretta e formattazione con stili
| Aspetto | Formattazione diretta | Stili |
|---|---|---|
| Cambiare tutti i titoli | Uno per uno | Modificando lo stile, una volta |
| Coerenza tra pagine | Dipende dalla memoria | Garantita |
| Indice automatico | Non funziona | Si genera dagli stili di titolo |
| Navigazione nel documento | Assente | Riquadro di spostamento per titoli |
| Conversione in altri formati | Spesso persa | Conservata |
| Accessibilità | Titoli non riconosciuti | Titoli veri |
L'ultima riga è spesso sottovalutata: un testo grande e in grassetto sembra un titolo, ma per il programma, per un lettore di schermo o per Pandoc resta un paragrafo qualunque.
I tipi di stile
- Paragrafo: si applica a un intero paragrafo e ne controlla font, spaziature, rientri, allineamento, interlinea, comportamento ai cambi di pagina. Titoli e corpo del testo sono stili di paragrafo.
- Carattere: si applica a una parte di testo dentro un paragrafo. Utile per termini tecnici, nomi di comandi, parole in lingua straniera.
- Elenco: definisce simboli, numerazione e rientri degli elenchi.
- Tabella: bordi, ombreggiature e formattazione di intestazioni e righe alternate.
- Pagina (in Writer): margini, orientamento, intestazioni e piè di pagina. In Word queste impostazioni appartengono invece alle sezioni.
L'ereditarietà: lo stile base
Gli stili formano una gerarchia. In Word quasi tutto discende da «Normale»; in Writer da «Stile di paragrafo predefinito» (o «Predefinito», secondo la versione). Se uno stile non definisce un'impostazione, la eredita dal suo genitore.
La conseguenza pratica è potente: cambiando il font nello stile base, tutto il documento si aggiorna, salvo gli stili che hanno scelto esplicitamente un altro font. Per questo conviene:
- impostare font e dimensione del corpo nello stile base;
- far derivare i titoli da uno stile comune («Intestazione» in Writer) per dare loro un font uguale;
- modificare negli stili figli solo ciò che li distingue: dimensione, spaziatura, numerazione.
Le impostazioni che fanno la differenza
Negli stili di paragrafo, alcune opzioni valgono più del font scelto:
- Spaziatura prima e dopo invece di righe vuote: il testo resta pulito e la distanza è sempre uguale.
- Mantieni con il successivo sui titoli: impedisce che un titolo resti solo in fondo alla pagina, separato dal suo testo.
- Controllo righe isolate: evita che la prima o l'ultima riga di un paragrafo resti da sola su una pagina.
- Stile successivo: dopo un titolo, premendo Invio si torna automaticamente al corpo del testo.
- Livello di struttura: dice al programma quale livello di titolo rappresenta lo stile, ed è ciò che alimenta indice e navigazione.
Applicare gli stili velocemente
- In Word, Ctrl+Alt+1, 2 e 3 applicano i primi tre livelli di titolo; Ctrl+Maiusc+N torna a Normale.
- In Writer, Ctrl+1, 2 e 3 applicano i titoli e Ctrl+0 il corpo del testo.
- In entrambi, il riquadro degli stili (in Writer si apre con F11) mostra l'elenco completo e può filtrare quelli usati nel documento.
Ripulire un documento disordinato
Un documento ricevuto da altri contiene spesso formattazione diretta sovrapposta agli stili. Il modo più efficace di sistemarlo:
- Selezionare tutto e rimuovere la formattazione diretta (in Word Ctrl+Barra spaziatrice per i caratteri e Ctrl+Q per i paragrafi, in Writer Ctrl+M). Grassetti e corsivi applicati a mano spariscono, quindi su testi lunghi conviene prima convertirli in uno stile di carattere.
- Applicare gli stili di titolo ai titoli veri, passando in rassegna il documento.
- Eliminare righe vuote e spazi multipli con la funzione Trova e sostituisci.
- Controllare il riquadro di navigazione: se la struttura dei titoli è corretta, il documento è a posto.
Nel mio lavoro, quando ricevo un documento da sistemare, inizio sempre da qui: dieci minuti di pulizia evitano ore di ritocchi successivi.
In sintesi
- Uno stile è un insieme di impostazioni con un nome: si definisce una volta e si applica ovunque.
- Paragrafo, carattere, elenco, tabella e pagina coprono tutti gli aspetti del documento.
- Gli stili ereditano da uno stile base: cambiare quello aggiorna l'intero documento.
- Spaziature, «mantieni con il successivo» e livello di struttura contano più del font.
- Per ripulire un documento si rimuove la formattazione diretta e si riapplicano gli stili.
