In Excel un elenco di dati può restare un semplice intervallo di celle oppure diventare una tabella, con il comando Inserisci, Tabella o con la scorciatoia Ctrl+T. A prima vista la differenza sembra estetica: righe a bande colorate e frecce di filtro nelle intestazioni. In realtà la tabella cambia il modo in cui formule, grafici, pivot e convalide si comportano quando i dati crescono. Per qualsiasi elenco destinato ad allungarsi nel tempo è una delle abitudini più utili da prendere.
Creare una tabella
- Fai clic su una cella qualsiasi dell'elenco.
- Premi Ctrl+T o scegli Inserisci, Tabella.
- Conferma l'intervallo proposto e verifica che sia spuntata l'opzione «La tabella ha intestazioni».
Subito dopo, nella scheda Progettazione tabella (o Struttura tabella, a seconda della versione), assegna un nome significativo: Vendite, Clienti, Listino. Il nome predefinito, «Tabella1», non dice nulla a chi legge le formule.
L'elenco deve avere intestazioni uniche e non vuote, e non deve contenere celle unite. Sono gli stessi requisiti di una buona base per le pivot.
Espansione automatica
Quando scrivi un nuovo valore nella riga immediatamente sotto la tabella, o nella colonna immediatamente a destra, la tabella si allarga per includerlo. Tutto ciò che fa riferimento alla tabella si aggiorna di conseguenza:
- le formule che usano le sue colonne includono le nuove righe;
- i grafici basati sulla tabella mostrano i nuovi dati;
- le pivot costruite sulla tabella li considerano al successivo aggiornamento;
- gli elenchi a discesa alimentati da una colonna della tabella, tramite un nome, includono le nuove voci.
Con un intervallo normale, invece, una formula come =SOMMA(D2:D500) ignora silenziosamente la riga 501. È uno degli errori più difficili da notare.
Riferimenti strutturati
Dentro e fuori dalla tabella, le formule possono riferirsi alle colonne per nome invece che per coordinate:
| Riferimento | Significato |
|---|---|
Vendite[Importo] |
tutti i valori della colonna Importo |
[@Importo] |
il valore della colonna Importo nella riga corrente |
Vendite[#Intestazioni] |
la riga delle intestazioni |
Vendite[#Totali] |
la riga dei totali |
Il confronto è eloquente:
=SOMMA.PIÙ.SE($D$2:$D$5000; $B$2:$B$5000; G2)
=SOMMA.PIÙ.SE(Vendite[Importo]; Vendite[Agente]; G2)
La seconda formula si legge come una frase, non richiede dollari e non va mai aggiornata quando la tabella cresce. Inoltre, se rinomini l'intestazione di una colonna, Excel aggiorna automaticamente tutte le formule che la usano.
I riferimenti strutturati non si scrivono a mano: quando, componendo una formula, selezioni con il mouse una colonna della tabella, Excel li inserisce da solo.
Colonne calcolate
Se scrivi una formula nella prima riga di una colonna vuota della tabella, Excel la applica a tutta la colonna, e la applicherà anche alle righe aggiunte in futuro. Per esempio, in una colonna «Totale ivato»:
=[@Importo]*(1+[@Aliquota])
Non devi più copiare formule verso il basso né ricordarti di estenderle quando aggiungi dati. Se in una sola cella sovrascrivi la formula con un valore, Excel segnala l'incoerenza con un piccolo indicatore: è un buon controllo contro le modifiche manuali accidentali.
Riga dei totali
Dalla scheda della tabella puoi attivare la riga dei totali. In ogni colonna un menu a tendina permette di scegliere somma, media, conteggio, minimo, massimo e altre funzioni. Excel usa la funzione SUBTOTALE, che ha una caratteristica importante: considera solo le righe visibili. Se filtri la tabella per mostrare una sola zona, il totale si riferisce a quella zona.
Filtri, ordinamenti e filtri dei dati
Le frecce nelle intestazioni sono sempre disponibili per filtrare e ordinare. Con Inserisci filtro dei dati puoi aggiungere pulsanti grafici (i cosiddetti slicer) che filtrano la tabella con un clic: sono comodi in fogli consultati da persone poco abituate ai filtri.
Limiti da conoscere
- Le formule a matrice dinamica non possono espandersi dentro una tabella. Mettile fuori, facendo riferimento alle colonne della tabella.
- Le celle unite non sono ammesse all'interno della tabella.
- I fogli condivisi con versioni o programmi diversi possono convertire i riferimenti strutturati in normali coordinate. LibreOffice Calc e Google Sheets hanno strumenti simili ma non identici: Google Sheets ha introdotto le proprie tabelle con riferimenti per nome, mentre Calc gestisce gli intervalli di database in modo diverso. Se il file viaggia, verifica come si comporta.
- Una tabella per elenco. Non affiancare due tabelle sulle stesse righe: inserire righe in una può spostare l'altra.
Nel mio lavoro trasformo in tabella ogni elenco che riceve nuovi dati, anche quando è piccolo: il tempo speso è di pochi secondi e risparmia una categoria intera di errori.
In sintesi
- Ctrl+T trasforma un elenco in tabella; dagli subito un nome significativo.
- La tabella si espande da sola e trascina con sé formule, grafici, pivot e convalide.
- I riferimenti strutturati come
Vendite[Importo]sono leggibili e non richiedono dollari. - Le colonne calcolate applicano una formula a tutte le righe, presenti e future.
- La riga dei totali usa SUBTOTALE e tiene conto dei filtri attivi.
