Una tabella pivot è uno strumento che riassume un elenco di dati raggruppandoli secondo i criteri che scegli. Davanti a cinquemila righe di vendite, con data, agente, zona, prodotto e importo, una pivot ti dice in pochi secondi quanto ha venduto ogni agente in ogni trimestre, senza scrivere una sola formula. È presente in Excel, in LibreOffice Calc (dove in passato si chiamava DataPilot) e in Google Sheets, con interfacce diverse ma la stessa logica.
Prima della pivot: i dati giusti
La qualità della pivot dipende quasi interamente dalla struttura dei dati di partenza. Servono alcune condizioni:
- una riga per ogni evento (una vendita, un movimento, una presenza);
- una colonna per ogni attributo, con un'intestazione unica e non vuota nella prima riga;
- nessuna riga di totale o subtotale in mezzo ai dati;
- nessuna cella unita e nessuna riga vuota che spezzi l'elenco;
- valori coerenti: le date devono essere vere date, gli importi veri numeri, e lo stesso agente deve essere scritto sempre allo stesso modo.
Se il tuo foglio ha i mesi disposti in colonne affiancate (gennaio, febbraio, marzo…), non è pronto per una pivot: va prima trasformato in un elenco con una colonna «Mese» e una colonna «Importo».
Un consiglio pratico in Excel: trasforma l'elenco in una tabella con Inserisci, Tabella. In questo modo, quando aggiungi nuove righe, la pivot le include automaticamente al successivo aggiornamento.
Creare la pivot
In Excel selezioni una cella qualsiasi dei dati e scegli Inserisci, Tabella pivot. In Google Sheets il comando è nello stesso menu Inserisci; in LibreOffice Calc si trova in Inserisci, Tabella pivot. Il programma propone di crearla in un nuovo foglio: è quasi sempre la scelta migliore, per tenere separati dati e riepiloghi.
A questo punto compare un elenco dei campi, cioè delle intestazioni delle colonne, e alcune aree in cui trascinarli.
Le quattro aree
| Area | Cosa fa | Esempio |
|---|---|---|
| Righe | crea una riga per ogni valore distinto | una riga per agente |
| Colonne | crea una colonna per ogni valore distinto | una colonna per zona |
| Valori | calcola un riepilogo numerico | somma degli importi |
| Filtri | limita i dati considerati | solo un anno |
Con «Agente» nelle righe, «Zona» nelle colonne e «Importo» nei valori ottieni una griglia con il venduto di ogni agente in ogni zona, con totali di riga e di colonna già calcolati.
Scegliere il calcolo giusto
Nell'area Valori il calcolo predefinito è la somma per i campi numerici e il conteggio per i campi di testo. Puoi cambiarlo dalle impostazioni del campo: media, minimo, massimo, conteggio. Il conteggio è utile per domande come «quanti ordini ha gestito ogni agente?».
Se un campo che dovrebbe essere sommato viene invece contato, è un segnale: probabilmente nella colonna ci sono celle vuote o valori salvati come testo. Conviene correggere i dati di origine anziché forzare il calcolo.
Mostrare percentuali
Oltre al valore assoluto, le pivot permettono di mostrare i valori in rapporto a qualcosa. In Excel l'opzione si chiama «Mostra valori come» e offre, tra le altre, la percentuale sul totale complessivo, sul totale di riga o di colonna. Così vedi subito quale quota del fatturato arriva da ciascuna zona, senza formule aggiuntive.
Raggruppare le date
Una colonna di date con un valore per giorno produrrebbe centinaia di righe. Selezionando una data nella pivot e scegliendo Raggruppa puoi aggregarle per mesi, trimestri o anni. In Excel recenti il raggruppamento avviene spesso in automatico quando trascini una data nelle righe. In Google Sheets si usa la voce per creare un gruppo di date pivot dal menu contestuale.
Il raggruppamento funziona solo se tutte le celle della colonna sono date valide: basta una data scritta come testo perché l'opzione non sia disponibile.
Aggiornare e verificare
Una pivot non si aggiorna da sola quando cambiano i dati di origine, a differenza delle formule. In Excel e LibreOffice bisogna usare il comando Aggiorna; Google Sheets invece la ricalcola automaticamente. Dimenticare l'aggiornamento è la causa più comune di riepiloghi che non tornano.
Per verificare un risultato, in Excel puoi fare doppio clic su un valore della pivot: si apre un nuovo foglio con tutte le righe che lo compongono. È un controllo prezioso quando un numero sembra strano.
Un esempio completo
Con un elenco di vendite annuali:
- trascina «Data» nelle righe e raggruppa per trimestre;
- trascina «Agente» nelle colonne;
- trascina «Importo» nei valori, come somma;
- trascina «Prodotto» nei filtri e seleziona una sola linea.
In meno di un minuto ottieni il venduto trimestrale di ciascun agente per quella linea di prodotto. Cambiando il filtro, la tabella si ricalcola all'istante. È il genere di analisi che con le formule richiederebbe decine di SOMMA.PIÙ.SE.
In sintesi
- Una pivot riassume un elenco raggruppando i dati per righe, colonne e filtri.
- I dati di origine devono essere un elenco pulito: una riga per evento, intestazioni uniche, niente subtotali.
- Nell'area Valori puoi scegliere somma, conteggio, media e percentuali sul totale.
- Le date si raggruppano per mese, trimestre o anno se sono tutte date valide.
- In Excel e LibreOffice ricordati di aggiornare la pivot quando cambiano i dati.
