Molti uffici hanno un «documento buono» da cui partire: l'ultima relazione fatta bene, che si apre, si salva con un altro nome e si svuota. È un metodo fragile. Ci si dimentica di cancellare un paragrafo del cliente precedente, si eredita una formattazione rovinata, e dopo qualche mese esistono cinque versioni diverse dello stesso «documento buono».
Un modello risolve questi problemi. È un file di tipo speciale che, quando lo si apre, crea un nuovo documento senza nome basato su di esso, lasciando intatto l'originale.
Che cosa sono i file modello
| Programma | Estensione del modello | Variante con macro |
|---|---|---|
| Microsoft Word | .dotx | .dotm |
| LibreOffice Writer | .ott | — (le macro si gestiscono diversamente) |
| PowerPoint | .potx | .potm |
| LibreOffice Impress | .otp | — |
Un documento normale si trasforma in modello semplicemente salvandolo in uno di questi formati. La differenza sta nel comportamento all'apertura, non nel contenuto.
Che cosa mettere in un modello
Un buon modello contiene la struttura e l'aspetto, non il contenuto specifico:
- Stili di paragrafo e carattere già definiti, con nomi chiari.
- Impostazioni di pagina: formato, margini, intestazioni e piè di pagina con logo e numerazione.
- Elementi fissi: frontespizio, blocco con i dati di contatto, avvertenze di riservatezza standard se previste dall'organizzazione.
- Segnaposto per le parti variabili, chiaramente riconoscibili.
- Campi che si compilano da soli, come la data o il numero di pagina.
- Proprietà del documento: lingua predefinita, autore lasciato vuoto, eventuali categorie.
Non vanno invece inseriti testi di esempio lunghi, da cancellare ogni volta, né immagini molto pesanti.
Segnaposto che non si dimenticano
Il rischio peggiore di un modello è consegnare un documento con «Inserire qui il nome del cliente» ancora presente. Alcuni accorgimenti:
- In Word si usano i controlli contenuto (scheda Sviluppo): un riquadro con testo guida che scompare appena si scrive. Si può anche usare un campo MacroButton con testo guida.
- In Writer si usano i campi segnaposto (Inserisci › Comando di campo › Altri campi › Funzioni › Segnaposto): un clic seleziona l'intero segnaposto e lo si sovrascrive.
- In entrambi i casi conviene usare un testo guida evidente, tra parentesi quadre e in un colore diverso:
[NOME CLIENTE]. Prima della consegna, una ricerca della parentesi quadra aperta rivela quelli rimasti.
Campi che si aggiornano
I campi evitano di scrivere a mano dati che il programma conosce già:
- Data: inserita come campo, si aggiorna o resta fissa a seconda dell'opzione scelta. Per una lettera conviene fissarla alla data di creazione.
- Numero di pagina e numero totale di pagine, per il classico «Pagina 3 di 12».
- Titolo del documento preso dalle proprietà del file: lo si scrive una volta e compare in intestazione e frontespizio.
- Riferimenti a capitoli o figure, che restano corretti quando il testo cambia.
Dove salvare i modelli
In Word, i modelli personali vanno nella cartella impostata in File › Opzioni › Salvataggio › Percorso predefinito dei modelli personali. Una volta lì, compaiono nella scheda Personale della schermata Nuovo. Il file Normal.dotm è il modello su cui si basano tutti i documenti vuoti: modificarlo cambia l'aspetto predefinito di ogni nuovo documento, quindi va toccato con cautela.
In LibreOffice, si usa File › Modelli › Salva come modello e si sceglie una categoria. Dalla finestra Gestisci modelli se ne può impostare uno come predefinito per i nuovi documenti.
In un gruppo di lavoro, la soluzione migliore è una cartella condivisa di sola lettura per i modelli ufficiali, gestita da una sola persona. Così tutti usano la stessa versione.
Aggiornare un modello
I modelli invecchiano: cambia l'indirizzo, cambia il logo, si aggiunge una sezione. Due regole evitano il caos:
- Aprire il modello per modificarlo, non un documento creato da esso. In Word si apre il file
.dotxcon File › Apri; in Writer si usa Modifica dalla finestra di gestione dei modelli. - Indicare la versione nel nome del file o nelle proprietà, ad esempio
relazione-tecnica-v3.dotx, e conservare le versioni precedenti in una cartella d'archivio.
I documenti già creati non si aggiornano da soli quando cambia il modello. In Word si può collegare un documento al modello aggiornato da Sviluppo › Modello di documento, attivando l'aggiornamento automatico degli stili; in Writer, quando si apre un documento basato su un modello modificato, il programma propone di aggiornare gli stili.
Un esempio di set minimo
Per un professionista o un piccolo ufficio, tre modelli coprono gran parte delle esigenze:
- Lettera: intestazione, blocco destinatario, data, oggetto, firma.
- Relazione: frontespizio, indice automatico, stili di titolo numerati, didascalie.
- Verbale: data, partecipanti, punti all'ordine del giorno, decisioni, azioni con responsabile.
Nel mio lavoro questi tre modelli fanno risparmiare tempo ogni settimana, e soprattutto eliminano gli errori da copia e incolla.
In sintesi
- Un modello crea un nuovo documento senza modificare l'originale: niente più «documento buono» da svuotare.
- Deve contenere stili, impostazioni di pagina, elementi fissi, segnaposto e campi.
- Segnaposto evidenti e ricercabili evitano di consegnare testi guida dimenticati.
- I modelli condivisi vanno in una cartella di sola lettura, con un responsabile e un numero di versione.
- Per aggiornarli si apre il modello stesso, non un documento derivato.
