LibreOffice Calc è il foglio di calcolo libero e gratuito della suite LibreOffice, disponibile per Windows, macOS e Linux. Per la maggior parte degli usi quotidiani fa le stesse cose di Excel e apre e salva i file XLSX. Ci sono però differenze, nell'interfaccia e nel comportamento, che conviene conoscere se lavori con entrambi i programmi o se scambi file con chi usa l'altro. Ecco quelle che incontro più spesso.
Formati di file
Il formato nativo di Calc è ODS (OpenDocument Spreadsheet), uno standard aperto. Excel usa XLSX, anch'esso basato su XML ma con specifiche diverse. Entrambi i programmi leggono e scrivono entrambi i formati, con alcune avvertenze:
- salva nel formato di chi riceve il file. Se il destinatario usa Excel, invia XLSX; se usa Calc o vuoi un formato aperto per l'archiviazione, ODS;
- le conversioni ripetute avanti e indietro tra i due formati accumulano piccole perdite, soprattutto nella formattazione;
- Calc avvisa quando salvi in un formato non nativo: il messaggio non indica un problema, ricorda solo che alcune caratteristiche potrebbero non essere conservate.
Interfaccia e nomi dei comandi
Calc usa per impostazione predefinita menu e barre degli strumenti tradizionali; dalle impostazioni di visualizzazione è possibile attivare un'interfaccia a schede simile alla barra multifunzione di Office. Alcune funzioni hanno nomi diversi:
| Excel | LibreOffice Calc |
|---|---|
| Convalida dati | Dati, Validità |
| Ricerca obiettivo | Strumenti, Ricerca valore destinazione |
| Gestione nomi | Foglio, Intervalli o espressioni con nome |
| Formattazione condizionale | Formato, Condizionale |
| Riempimento rapido | nessun equivalente diretto |
La tabella pivot si chiama così in entrambi; in Calc in passato era nota come DataPilot, nome che si trova ancora in guide e forum.
Formule e funzioni
La grande maggioranza delle funzioni comuni esiste in entrambi con lo stesso nome nella versione italiana: SOMMA, SE, CERCA.VERT, SOMMA.PIÙ.SE, INDICE, CONFRONTA. Alcune differenze da conoscere:
- le funzioni più recenti di Excel, come CERCA.X, FILTRO, UNICI e LET, sono state aggiunte a Calc nelle versioni recenti; nelle installazioni più vecchie un file che le usa mostra errori;
- alcune funzioni esistono solo da una parte: Calc ne ha diverse che Excel non ha, e viceversa. Se un file deve funzionare in entrambi, usa le funzioni comuni;
- il separatore degli argomenti: Calc accetta sempre il punto e virgola, indipendentemente dalle impostazioni regionali; è la scelta più sicura anche quando scrivi formule da condividere in un documento;
- riferimenti ad altri fogli: Excel scrive
Foglio2!A1, Calc nel suo formato nativo usa$Foglio2.A1. Nella pratica non devi preoccupartene, perché la conversione è automatica quando apri o salvi un file nell'altro formato; diventa rilevante solo se copi formule come testo da un programma all'altro.
Matrici e formule a matrice
Nelle versioni recenti entrambi gestiscono formule che restituiscono più valori. Nelle versioni più vecchie di Calc, come nel vecchio Excel, una formula a matrice va confermata con Ctrl+Maiusc+Invio, e il programma la racchiude tra parentesi graffe. Se ricevi un file con formule di questo tipo e le modifichi senza la combinazione corretta, la formula può smettere di funzionare.
Macro
Questo è il punto di incompatibilità più netto. Excel usa VBA; Calc usa il proprio linguaggio LibreOffice Basic, oltre a supportare script in Python e altri linguaggi. Calc può eseguire una parte delle macro VBA, ma il supporto è limitato: macro che manipolano oggetti specifici di Excel spesso non funzionano. Se un file dipende da macro, verificalo nel programma del destinatario prima di consegnarlo.
Grafici e formattazione
I grafici di base (linee, barre, torte, dispersione) si convertono bene. Tipi più recenti di Excel, come alcuni grafici statistici o a cascata, possono non avere un equivalente e venire sostituiti o persi. Allo stesso modo, alcune regole di formattazione condizionale avanzate, i filtri dei dati (slicer) e gli stili delle tabelle possono cambiare aspetto. I font sono una causa frequente di differenze di impaginazione: se un font usato nel file non è installato, il programma lo sostituisce con un altro di larghezza diversa.
Stampa ed esportazione PDF
Calc ha un'esportazione PDF integrata molto completa, con opzioni per la qualità delle immagini, i segnalibri e la protezione. Excel esporta anch'esso in PDF. In entrambi i casi conviene controllare l'anteprima di stampa: le aree di stampa e le interruzioni di pagina sono le impostazioni che più spesso cambiano passando da un programma all'altro.
Una lista di controllo prima di inviare un file
Nel mio lavoro, quando un foglio deve passare da un programma all'altro, faccio sempre questi controlli:
- aprire il file nel programma del destinatario, se possibile;
- verificare che non compaiano #NOME? o altri errori nuovi;
- controllare i totali principali confrontandoli con l'originale;
- guardare l'anteprima di stampa;
- se ci sono macro, eseguirle almeno una volta.
In sintesi
- Calc lavora in ODS ma apre e salva XLSX; invia il file nel formato di chi lo riceve.
- Molti comandi hanno nomi diversi: Validità, Ricerca valore destinazione, Intervalli con nome.
- Le funzioni comuni sono identiche; quelle recenti richiedono versioni aggiornate.
- Le macro VBA sono il principale punto di incompatibilità.
- Prima di inviare, apri il file nell'altro programma e verifica errori, totali e stampa.
