In un documento di trenta pagine, un indice scritto a mano è sbagliato già alla prima revisione: si aggiunge un paragrafo, tutto scorre di mezza pagina e i numeri non corrispondono più. Lo stesso vale per frasi come «vedi la tabella 4 a pagina 12»: basta inserire una tabella prima e il rimando diventa falso.
Word e LibreOffice Writer sanno gestire tutto questo da soli. La condizione è una sola: il documento deve essere costruito con gli stili e le funzioni giuste.
Il presupposto: titoli con stile
L'indice dei contenuti non legge il testo grande o in grassetto: legge gli stili di titolo (Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3) o, più precisamente, il loro livello di struttura. Se i titoli del vostro documento sono paragrafi normali formattati a mano, l'indice uscirà vuoto.
Un controllo rapido è aprire il riquadro di spostamento (in Word Visualizza › Riquadro di spostamento, in Writer il Navigatore con F5): se lì compaiono tutti i titoli nella gerarchia corretta, l'indice funzionerà.
Inserire l'indice dei contenuti
Word: posizionate il cursore dove volete l'indice e usate Riferimenti › Sommario. Lo stile automatico va bene per iniziare; con Sommario personalizzato si sceglie quanti livelli includere, se mostrare i numeri di pagina allineati a destra e con quale carattere di riempimento.
Writer: Inserisci › Sommario e indice › Sommario, indice o bibliografia. Nella scheda Indice si stabilisce quanti livelli valutare; nella scheda Voci si modifica la composizione di ogni riga, per esempio aggiungendo il numero del capitolo.
In entrambi i programmi, nel PDF esportato le voci dell'indice diventano collegamenti cliccabili.
Aggiornare
L'indice non si aggiorna in tempo reale. Prima di salvare la versione finale:
- in Word, clic nell'indice e Aggiorna sommario, scegliendo «Aggiorna intera tabella»; oppure si seleziona tutto e si preme F9 per aggiornare tutti i campi;
- in Writer, Strumenti › Aggiorna › Aggiorna tutto.
Non correggete mai a mano il testo dell'indice: al primo aggiornamento le modifiche spariscono. Se una voce è sbagliata, va corretto il titolo nel documento.
Didascalie numerate
Per figure, tabelle ed equazioni si usano le didascalie, che il programma numera in automatico:
- Word: clic destro sull'immagine o Riferimenti › Inserisci didascalia. Si sceglie l'etichetta (Figura, Tabella, Equazione) e la posizione, sopra o sotto. Con Numerazione si può includere il numero del capitolo: «Figura 3.2».
- Writer: clic destro sull'oggetto e Inserisci didascalia. Le categorie corrispondono a contatori separati per illustrazioni, tabelle, testi e disegni.
Scrivere «Figura 1» a mano sotto un'immagine produce un testo che il programma non riconosce: niente numerazione automatica e niente elenco delle figure.
Elenco delle figure e delle tabelle
Una volta che le didascalie sono inserite con la funzione corretta, l'elenco delle figure si genera come l'indice:
- in Word con Riferimenti › Inserisci indice delle figure, scegliendo l'etichetta;
- in Writer con lo stesso menu del sommario, selezionando il tipo «Indice delle illustrazioni» o «Indice delle tabelle».
È utile nei documenti tecnici con molti schemi, nelle relazioni con dati e nei manuali.
Riferimenti incrociati
Un riferimento incrociato è un rimando che punta a un elemento e ne mostra un'informazione aggiornata: il numero, il testo del titolo o la pagina.
Word: Riferimenti › Riferimento incrociato. Si sceglie il tipo (Titolo, Figura, Tabella, Elemento numerato, Segnalibro), l'elemento specifico e che cosa mostrare: «Solo etichetta e numero», «Numero di pagina», «Testo del titolo». Lasciando attiva l'opzione per il collegamento ipertestuale, il rimando è cliccabile.
Writer: Inserisci › Riferimento incrociato. Nella scheda Riferimenti incrociati si sceglie il tipo, per esempio «Intestazioni» o «Tabella», l'elemento e il formato: «Numero», «Pagina», «Riferimento» per il testo.
Un esempio tipico:
Come mostrato nella Tabella 4 a pagina 12, i tempi di risposta…
Qui «Tabella 4» e «12» sono due riferimenti allo stesso oggetto, uno al numero e uno alla pagina. Se la tabella si sposta, entrambi si aggiornano.
Errori frequenti
| Problema | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Indice vuoto o incompleto | Titoli senza stile di titolo | Applicare gli stili Titolo 1-3 |
| «Errore! Origine riferimento non trovata» | L'elemento puntato è stato cancellato | Ricreare il riferimento |
| Numeri di pagina vecchi | Campi non aggiornati | Aggiornare tutto prima di esportare |
| Didascalie numerate due volte | Numero digitato a mano oltre al campo | Eliminare il numero manuale |
| Voci strane nell'indice | Paragrafi normali con livello di struttura assegnato | Correggere il livello nello stile |
In sintesi
- Indice, elenco delle figure e rimandi funzionano solo se titoli e didascalie usano le funzioni dedicate.
- Il riquadro di navigazione è il modo più veloce per verificare la struttura dei titoli.
- I campi non si aggiornano da soli: aggiornate tutto prima di esportare o stampare.
- Non correggete a mano il testo dell'indice: correggete il titolo nel documento.
- I riferimenti incrociati possono mostrare numero, testo o pagina e restano corretti dopo ogni modifica.
