Quante volte al giorno scrivete il vostro indirizzo email, la firma completa, l'IBAN dell'ufficio, la stessa risposta a una domanda frequente? Ogni ripetizione richiede pochi secondi, ma la somma su settimane e mesi è considerevole, e ogni ribattitura è un'occasione di refuso. Gli espansori di testo sono la forma più semplice di automazione d'ufficio: si digita un'abbreviazione e il programma la sostituisce con il testo completo, in qualsiasi applicazione.
Come funziona un espansore
Un espansore resta in esecuzione in background e osserva ciò che digitate. Quando riconosce una sequenza definita, per esempio ;firma, la cancella e inserisce al suo posto il testo associato. Funziona nel client di posta, nel browser, nel gestionale, nei moduli web: ovunque si possa scrivere.
La scelta dell'abbreviazione è più importante di quanto sembri. Deve essere una sequenza che non scrivereste mai per caso. Per questo molti iniziano tutte le abbreviazioni con un carattere poco usato, come il punto e virgola o i due punti: ;ind per l'indirizzo, ;iban per le coordinate bancarie, ;grz per una formula di ringraziamento. Abbreviazioni senza prefisso come ind finirebbero per espandersi in mezzo a parole come «indice».
Le opzioni disponibili
| Strumento | Sistema | Caratteristiche |
|---|---|---|
| Sostituzioni di testo | macOS, iOS | Integrato, si sincronizza tra dispositivi Apple |
| AutoHotkey | Windows | Gratuito, molto flessibile, si scrive in file di testo |
| espanso | Windows, macOS, Linux | Libero, configurazione in file YAML |
| Parti rapide e Glossario | Word, Outlook | Testi formattati, anche con tabelle e immagini |
| Correzione automatica | Word, Writer | Sostituzioni brevi mentre si scrive |
macOS: già incluso
In Impostazioni di Sistema > Tastiera > Sostituzioni testo si aggiungono coppie di abbreviazione e frase. Sono comode e si sincronizzano su iPhone e iPad con lo stesso account, ma gestiscono solo testo semplice su una riga e non supportano date dinamiche.
AutoHotkey su Windows
AutoHotkey è un linguaggio di automazione per Windows. Le sostituzioni si chiamano «hotstring» e si scrivono in un file di testo con estensione .ahk:
::;ind::Via Garibaldi 12, 20121 Milano
::;grz::Grazie per la cortese attenzione, resto a disposizione per ogni chiarimento.
Facendo doppio clic sul file, lo script parte e resta attivo nell'area di notifica. Per averlo sempre disponibile si mette un collegamento nella cartella di esecuzione automatica, che si apre digitando shell:startup nella finestra Esegui. AutoHotkey può fare molto di più, come rimappare tasti o automatizzare finestre, ma per iniziare le hotstring bastano.
espanso: multipiattaforma
espanso è un espansore libero che funziona allo stesso modo su Windows, macOS e Linux. La configurazione è un file YAML:
matches:
- trigger: ";firma"
replace: "Mario Rossi\nUfficio amministrazione\nTel. 02 1234567"
- trigger: ";oggi"
replace: "{{data}}"
vars:
- name: data
type: date
params:
format: "%d/%m/%Y"
Il secondo esempio inserisce la data odierna nel formato italiano: digitando ;oggi compare la data corrente in cifre, nella forma giorno/mese/anno. È utile per protocolli, note e nomi di file. Il file di configurazione è testo semplice: si può salvare in una cartella sincronizzata e usare lo stesso su più computer.
Word e Outlook: testi formattati
Quando serve un blocco con formattazione, come una firma con logo, un paragrafo contrattuale con grassetti o una tabella di condizioni, le soluzioni migliori sono interne a Office. In Word e Outlook si seleziona il contenuto e si sceglie Inserisci > Parti rapide > Salva selezione nella raccolta Parti rapide. Il Glossario di Word permette inoltre di digitare l'inizio del nome di una voce e premere F3 per inserirla.
Che cosa conviene trasformare in abbreviazione
Un buon modo per scegliere: per una settimana annotate ogni testo che scrivete più di due volte. Di solito l'elenco include:
- recapiti personali e dell'ufficio, codice fiscale e partita IVA;
- formule di apertura e chiusura delle email;
- risposte a domande frequenti di clienti e colleghi;
- istruzioni ricorrenti, come i passaggi per accedere a un portale;
- frasi standard nei verbali o nei rapporti tecnici.
Nel mio lavoro tengo anche alcune abbreviazioni per frammenti tecnici, come intestazioni di script o comandi lunghi che uso spesso in un terminale.
Attenzione ai dati sensibili
Un espansore conserva i suoi testi in file sul computer, spesso in chiaro. È accettabile per un indirizzo o un IBAN aziendale, che sono comunque destinati a essere comunicati. Non lo è per password, codici di accesso o dati personali di terzi: per le credenziali esiste il gestore di password, che le inserisce in modo sicuro. Se il file di configurazione viene sincronizzato nel cloud, vale ancora di più.
In sintesi
- Gli espansori sostituiscono un'abbreviazione con un testo completo in qualsiasi programma.
- Usate un prefisso come
;per evitare espansioni accidentali. - macOS ha le sostituzioni integrate; su Windows AutoHotkey ed espanso sono ottime scelte.
- Per testi formattati usate Parti rapide e Glossario in Word e Outlook.
- Non memorizzate mai password o dati riservati in un espansore.
