Ogni volta che si salva un documento si fa una scelta che ha conseguenze a lungo termine: chi potrà aprirlo, con quali programmi, e se tra dieci anni sarà ancora leggibile. La distinzione tra formati aperti e chiusi aiuta a fare questa scelta con consapevolezza, invece di accettare ogni volta l'opzione predefinita.
Che cosa significa «formato aperto»
Un formato è aperto quando la sua specifica è pubblica, documentata e utilizzabile da chiunque per scrivere programmi che lo leggono e lo producono, senza dipendere da un solo fornitore. Spesso è anche standardizzato da un ente come l'ISO.
La conseguenza pratica è che il documento non è legato a un programma: se un software scompare o cambia licenza, altri possono continuare ad aprire i file.
Come sono fatti dentro ODT e DOCX
Può sorprendere, ma un file .odt o .docx è un archivio ZIP. Provate a copiarne uno, cambiare l'estensione in .zip e aprirlo: troverete cartelle e file XML.
documento.docx (archivio ZIP)
├── [Content_Types].xml
├── word/
│ ├── document.xml ← il testo
│ ├── styles.xml ← gli stili
│ └── media/ ← le immagini
└── docProps/ ← i metadati
In un ODT la struttura è simile, con content.xml, styles.xml e meta.xml. Questo dettaglio ha due usi concreti: recuperare le immagini originali da un documento estraendo la cartella dei media, e salvare parte del testo da un file danneggiato che il programma non riesce più ad aprire.
I formati principali
| Formato | Estensioni | Natura | Punti di forza | Limiti |
|---|---|---|---|---|
| OpenDocument (ODF) | .odt, .ods, .odp | Standard ISO, nato per essere neutrale | Predefinito in LibreOffice, ben documentato | In Word alcune funzioni possono rendersi diversamente |
| Office Open XML (OOXML) | .docx, .xlsx, .pptx | Standard ISO, nato dai formati Microsoft | Diffusissimo, ottima resa in Word | Specifica molto vasta, con varianti |
| RTF | .rtf | Specifica pubblica, non più sviluppata | Si apre quasi ovunque | Niente funzioni moderne, file pesanti |
| Testo semplice | .txt, .md | Universale | Leggibile per sempre, perfetto per Git | Nessuna impaginazione |
| Standard ISO | Aspetto fisso, ideale per la consegna | Non pensato per essere modificato |
Una precisazione su OOXML: lo standard prevede una variante Strict e una Transitional, che conserva elementi di compatibilità con i vecchi formati. Word salva normalmente in Transitional. Per la maggior parte delle persone la differenza è invisibile, ma spiega perché un DOCX non sempre si comporta allo stesso modo in programmi diversi.
I formati da evitare per l'archivio
I vecchi formati binari, come .doc, .xls e .ppt, sono stati per anni poco documentati e sono più difficili da interpretare correttamente. Se avete un archivio di file di questo tipo, conviene convertirli progressivamente: LibreOffice può farlo anche in blocco da riga di comando.
soffice --headless --convert-to odt *.doc
Lo stesso comando, con --convert-to docx o --convert-to pdf, produce altri formati. Tenete gli originali finché non avete verificato a campione che la conversione sia corretta.
Come scegliere
La scelta dipende da che cosa deve fare il file:
- Collaborazione con chi usa Word: DOCX, perché riduce gli scostamenti di impaginazione.
- Lavoro in LibreOffice o requisito di formati aperti neutrali: ODT.
- Consegna di una versione definitiva: PDF, eventualmente PDF/A per l'archivio.
- Appunti, documentazione tecnica, testi da versionare: Markdown o testo semplice.
- Scambio con programmi molto vecchi o sconosciuti: RTF come ultimo ripiego.
Nel mio lavoro tengo i sorgenti in un formato aperto e modificabile, e produco il PDF solo come copia di consegna. In questo modo il documento resta lavorabile anche se cambia lo strumento.
Ridurre le differenze tra programmi
Aprire lo stesso documento in Word e in LibreOffice può dare risultati leggermente diversi. Gli accorgimenti che riducono il problema sono pochi e concreti:
- Usare gli stili invece della formattazione diretta.
- Scegliere font disponibili su tutti i sistemi o incorporarli quando il programma lo permette.
- Evitare caselle di testo e oggetti posizionati in modo assoluto, che sono la prima cosa a spostarsi.
- Preferire tabelle semplici, senza celle unite in modo complesso.
- Controllare il documento nel programma del destinatario prima di consegnarlo.
In sintesi
- Un formato aperto ha una specifica pubblica e non dipende da un solo fornitore.
- ODT e DOCX sono archivi ZIP con file XML: utile per recuperare immagini e testo.
- ODF e OOXML sono entrambi standard ISO; i vecchi .doc binari vanno convertiti.
- La scelta dipende dall'uso: DOCX per Word, ODT per formati neutrali, PDF per la consegna, testo per la documentazione.
- Stili, font comuni e impaginazione semplice riducono le differenze tra programmi.
