Un PDF qualsiasi si apre oggi senza problemi, ma non è detto che tra quindici anni venga visualizzato allo stesso modo. Può dipendere da font installati sul computer, contenere collegamenti a risorse esterne, script o contenuti multimediali che i lettori futuri potrebbero non gestire. Il PDF/A nasce per eliminare queste incertezze: è una versione del PDF, definita dalla norma ISO 19005, pensata perché il documento resti autosufficiente e visualizzabile nel tempo.
Che cosa cambia rispetto a un PDF normale
Il PDF/A non aggiunge funzioni: ne toglie. Un file conforme deve rispettare alcune regole:
- Tutti i font incorporati. Il documento non può contare sui caratteri presenti sul computer di chi lo apre.
- Colori definiti in modo indipendente dal dispositivo, tramite un profilo colore incluso nel file.
- Niente cifratura né password di apertura, perché in futuro la chiave potrebbe non essere disponibile.
- Niente JavaScript, audio e video, né contenuti che dipendono da risorse esterne.
- Metadati in formato XMP, cioè descrizioni leggibili del documento (titolo, autore, data) dentro il file.
Il risultato è un PDF un po' più pesante, perché porta con sé i font, ma che contiene tutto ciò che serve per essere mostrato correttamente.
Le versioni
La norma ha più parti, ognuna basata su una versione diversa del formato PDF:
| Parte | Caratteristiche principali |
|---|---|
| PDF/A-1 | La prima; più restrittiva, niente trasparenze e niente livelli |
| PDF/A-2 | Ammette trasparenze, livelli, compressione JPEG 2000 e allegati purché PDF/A |
| PDF/A-3 | Come la 2, ma consente allegati di qualsiasi formato |
| PDF/A-4 | Basata su PDF 2.0, con livelli di conformità semplificati |
PDF/A-3 è usata, per esempio, quando si vuole includere nel PDF leggibile anche un file di dati strutturati, come avviene in alcuni formati di fattura elettronica. Attenzione però: l'allegato in sé non è garantito come conservabile, solo il PDF che lo contiene.
I livelli di conformità
Nelle parti 1, 2 e 3 ci sono lettere che indicano il livello:
- b (basic): garantisce che l'aspetto visivo sia riproducibile. È il livello minimo e il più comune.
- u (unicode): in più, il testo è estraibile correttamente come Unicode, quindi ricercabile e copiabile.
- a (accessible): in più, il documento è strutturato con i tag, quindi leggibile anche da tecnologie assistive.
Se il documento nasce da un programma di videoscrittura, puntare almeno al livello u è ragionevole. Il livello a richiede che il documento sorgente sia costruito bene, con titoli veri e testo alternativo per le immagini.
Come produrlo
LibreOffice Writer. Da File › Esporta come › Esporta come PDF, nella scheda Generale si attiva l'opzione per l'archiviazione PDF/A e si sceglie la versione. Conviene spuntare anche l'opzione per il PDF con tag.
Microsoft Word. Nella finestra Salva con nome scegliendo il formato PDF, il pulsante Opzioni contiene la casella per la conformità ISO 19005 (PDF/A).
Da altri formati. Strumenti come Ghostscript o i programmi professionali di gestione PDF convertono file esistenti in PDF/A. La conversione di un PDF già fatto, però, non sempre riesce a recuperare informazioni mancanti, come la struttura per il livello a.
Scansioni. Molti software di scansione salvano direttamente in PDF/A; se applicano anche il riconoscimento del testo, il file diventa ricercabile.
Verificare la conformità
Che un programma dichiari di aver prodotto un PDF/A non significa che il file lo sia davvero. Per controllarlo esiste veraPDF, un validatore open source che analizza il file e indica ogni regola violata. È lo strumento di riferimento quando un archivio o un ente richiede file conformi.
Gli errori più frequenti sono font non incorporati (spesso in immagini o grafici incollati da altre applicazioni), trasparenze in un file dichiarato PDF/A-1 e metadati incoerenti tra le informazioni del documento e il blocco XMP.
Quando serve davvero
Il PDF/A è la scelta giusta per documenti che devono essere conservati a lungo e non modificati: contratti firmati, verbali, relazioni consegnate, documentazione di progetto chiusa, archivi di corrispondenza. Molti sistemi di conservazione digitale lo indicano tra i formati preferiti.
Non serve, invece, per documenti di lavoro ancora in evoluzione, per moduli interattivi o per file che devono contenere video. Nel mio lavoro tengo sempre due versioni: il sorgente modificabile e, alla consegna, il PDF/A.
In sintesi
- Il PDF/A è un PDF autosufficiente: font incorporati, colori definiti, niente cifratura né script.
- Le parti 1-4 differiscono per funzioni ammesse; la 3 consente allegati di qualsiasi tipo.
- I livelli b, u e a garantiscono rispettivamente aspetto, testo estraibile e struttura accessibile.
- Word e LibreOffice lo producono direttamente; la conformità va verificata con veraPDF.
- Conviene conservare sia il sorgente modificabile sia la versione PDF/A finale.
