Adottare un password manager è il primo passo; il secondo, spesso trascurato, è tenerlo in ordine. Dopo l'importazione delle password salvate nel browser ci si ritrova con centinaia di voci: duplicati, account di siti chiusi da anni, nomi incomprensibili come «accounts.example.com», password vecchie mai aggiornate. Un archivio disordinato funziona lo stesso per l'accesso automatico, ma diventa difficile da usare quando serve cercare qualcosa, condividere un accesso o fare una verifica di sicurezza.
Dopo l'importazione: la prima pulizia
La pulizia iniziale è la parte più lunga, ma si fa una volta sola. Un ordine ragionevole:
- Elimina i duplicati. Molti password manager li segnalano automaticamente. Quando ci sono due voci per lo stesso sito, tieni quella con la password più recente, verificando con un accesso di prova.
- Elimina gli account morti. Siti chiusi, servizi che non usi più. Se l'account esiste ancora, valuta di cancellarlo direttamente sul sito: un account dimenticato è un rischio inutile.
- Rinomina le voci. Dai a ciascuna un nome leggibile, come «Banca – conto corrente» o «Fornitore luce», invece dell'indirizzo tecnico della pagina di accesso.
- Controlla l'indirizzo web associato. Deve corrispondere al dominio reale del servizio, perché è quello che il password manager usa per proporre l'accesso automatico solo sul sito giusto.
Nomi coerenti
Una convenzione semplice rende l'elenco scorrevole:
| Voce disordinata | Voce ordinata |
|---|---|
| login.servizio-esempio.it | Servizio Esempio – personale |
| app.servizio-esempio.it (2) | Servizio Esempio – lavoro |
| 192.168.1.1 | Router di casa – pannello amministrazione |
| Wi-Fi | Wi-Fi casa – rete ospiti |
Quando hai più account sullo stesso servizio, aggiungi dopo il nome un elemento che li distingua: personale, lavoro, associazione, nome del familiare.
Cartelle o raccolte
La maggior parte dei password manager permette di raggruppare le voci in cartelle, raccolte o «cassette». Non servono categorie raffinate: la ricerca resta lo strumento principale. Le cartelle sono utili soprattutto per due scopi:
- separare ciò che viene condiviso da ciò che è solo tuo;
- isolare le voci critiche, come la casella di posta principale, la banca e il password manager stesso, per poterle verificare rapidamente.
Una struttura tipica: Personale, Lavoro, Famiglia (condivisa), Casa e dispositivi, Finanze.
Non solo password
Un password manager può conservare molto più delle credenziali dei siti, sempre cifrato:
- codici di recupero dell'autenticazione a due fattori;
- domande di sicurezza, meglio se con risposte inventate e registrate qui;
- password del Wi-Fi e del router;
- codici di sblocco di dispositivi, come il PIN della SIM o il PUK;
- licenze software e numeri di serie;
- note sicure con informazioni delicate.
Usa i campi personalizzati per i dettagli utili, come l'alias email usato per quell'account o il numero cliente. Quando dovrai contattare l'assistenza, avrai tutto in un posto solo.
Condivisione in famiglia o nel team
Molti password manager offrono piani familiari o per piccoli gruppi con cartelle condivise. Rispetto a mandare una password per messaggio, la condivisione è più sicura e più comoda: se la password cambia, tutti vedono quella nuova, e puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento.
Qualche buona pratica:
- condividi solo ciò che serve davvero insieme, come la rete Wi-Fi, i servizi di streaming, le utenze di casa;
- usa permessi di sola lettura quando gli altri devono usare l'accesso ma non modificarlo;
- quando una persona esce dal gruppo, per esempio un collaboratore che cambia lavoro, revoca la condivisione e cambia le password che conosceva.
La revisione di sicurezza
Molti password manager includono un controllo che segnala password deboli, riutilizzate o comparse in archivi di dati sottratti noti. Usalo con metodo:
- inizia dagli account critici: posta principale, banca, servizi pubblici, password manager;
- poi passa alle password riutilizzate, che sono il rischio maggiore;
- infine le password deboli sugli account meno importanti.
Non serve sistemare tutto in un giorno. Dieci voci a settimana, durante la revisione settimanale, portano l'archivio in ordine in qualche mese.
Proteggere l'accesso al password manager
L'ordine non serve a nulla se l'accesso è fragile. La password principale deve essere lunga e unica, l'autenticazione a due fattori attiva, e il kit di emergenza o i codici di recupero conservati in un luogo fisico sicuro. Senza di essi, perdere la password principale può significare perdere tutto.
In sintesi
- Dopo l'importazione elimina duplicati e account inutili e rinomina le voci.
- Usa nomi coerenti e verifica l'indirizzo web associato a ogni voce.
- Poche cartelle bastano: separa ciò che è condiviso e ciò che è critico.
- Conserva anche codici di recupero, licenze e dettagli utili nei campi personalizzati.
- Rivedi le password deboli e riutilizzate a piccoli blocchi, partendo dagli account critici.
