Una buona parte della posta che riceviamo non richiede una decisione: notifiche di servizi, ricevute, newsletter, avvisi automatici di sistemi aziendali. Eppure finisce nella stessa casella dei messaggi che contano, li sommerge e li rende più difficili da notare. I filtri, chiamati regole in Outlook e Thunderbird, permettono di smistare automaticamente questi messaggi prima ancora che tu li veda. Configurarli richiede un'ora una tantum e fa risparmiare tempo ogni giorno.
Come funziona un filtro
Un filtro è composto da due parti:
- una condizione: il mittente, il destinatario, parole nell'oggetto o nel corpo, la presenza di allegati, la dimensione;
- un'azione: spostare in una cartella o applicare un'etichetta, segnare come letto, archiviare, inoltrare, contrassegnare come importante, eliminare.
Quando arriva un messaggio, il programma o il server controlla le condizioni in ordine e applica le azioni corrispondenti. I filtri impostati sul server, come quelli di Gmail o delle regole lato server di Exchange, funzionano anche quando il computer è spento e valgono su tutti i dispositivi; quelli impostati solo nel client locale si attivano soltanto quando il programma è aperto.
I criteri più affidabili
Non tutte le condizioni hanno la stessa precisione:
| Criterio | Affidabilità | Esempio d'uso |
|---|---|---|
| Indirizzo del mittente | alta | notifiche da un servizio specifico |
| Dominio del mittente | alta | tutto ciò che arriva da un fornitore |
| Indirizzo destinatario | alta | messaggi inviati a un alias o a una lista |
| Intestazione «List-Unsubscribe» o parola «unsubscribe» | media | riconoscere newsletter |
| Parole nell'oggetto | media | «Fattura n.», «Ricevuta» |
| Parole nel corpo | bassa | rischio di falsi positivi |
Quando possibile, basati sul mittente o sul destinatario. Le parole nel testo sono utili ma imprecise: un filtro che sposta tutto ciò che contiene la parola «fattura» catturerà anche il collega che ti chiede se hai ricevuto una fattura.
Esempi concreti
Alcuni filtri che conviene quasi sempre creare:
- Newsletter in una cartella dedicata. Condizione: il messaggio contiene «annulla iscrizione» o «unsubscribe». Azione: sposta in «Newsletter» e salta la posta in arrivo. Le leggi quando hai tempo, tutte insieme.
- Ricevute e conferme d'ordine. Condizione: mittente uguale agli indirizzi dei negozi che usi più spesso, oppure oggetto contenente «conferma d'ordine». Azione: etichetta «Ricevute», archivia.
- Notifiche di servizi. Social, strumenti di progetto, sistemi di monitoraggio. Azione: segna come letto e sposta in «Notifiche». Se il servizio ha già un'app, valuta di disattivare del tutto le email.
- Mittenti prioritari. Condizione: mittente uguale al tuo responsabile, ai clienti principali, alla scuola dei figli. Azione: contrassegna come importante o applica una stella, così emergono anche nei giorni pieni.
- Messaggi in cui sei solo in copia. Condizione: il tuo indirizzo non è nel campo «A». Azione: etichetta «In copia». Utile in contesti con molte comunicazioni di gruppo.
Usare gli alias come filtri naturali
Molti servizi di posta supportano gli indirizzi con il segno più: se il tuo indirizzo è nome@esempio.it, i messaggi inviati a nome+acquisti@esempio.it arrivano comunque a te. Iscrivendoti ai negozi online con +acquisti puoi poi filtrare in modo preciso tutto ciò che arriva a quell'indirizzo. Non tutti i siti accettano il segno più nei moduli, e alcuni mittenti lo rimuovono, ma quando funziona è un criterio molto pulito.
Errori comuni
- Filtri che eliminano. Eliminare automaticamente è rischioso: un errore nella condizione e perdi messaggi importanti senza accorgertene. Meglio archiviare o spostare.
- Troppi filtri sovrapposti. Se un messaggio corrisponde a più regole, l'ordine di applicazione conta. In Outlook una regola può fermare l'elaborazione delle successive; in Gmail tutti i filtri corrispondenti vengono applicati. Tieni i filtri pochi e chiari.
- Cartelle che nessuno apre. Se una cartella filtrata contiene centinaia di messaggi non letti da mesi, probabilmente quei messaggi non ti servono: annulla l'iscrizione invece di filtrare.
- Dimenticare i filtri. A distanza di tempo può capitare di non ricevere un messaggio atteso perché un vecchio filtro lo sposta. Ogni tanto rivedi l'elenco.
Manutenzione
Una revisione ogni pochi mesi è sufficiente: elimina i filtri per servizi che non usi più, accorpa quelli simili, controlla le cartelle di destinazione. Molti client permettono di esportare i filtri in un file, utile come copia di sicurezza o per trasferirli su un altro account.
In sintesi
- Un filtro è una condizione più un'azione, applicata in automatico all'arrivo dei messaggi.
- Preferisci i filtri lato server e i criteri basati su mittente e destinatario.
- Crea pochi filtri utili: newsletter, ricevute, notifiche, mittenti prioritari.
- Evita filtri che eliminano e rivedi periodicamente l'elenco.
- Se una cartella filtrata non viene mai letta, riduci la posta alla fonte.
