Google Sheets condivide con Excel la maggior parte delle funzioni di base, ma ne offre alcune che nascono dal suo essere un'applicazione web e collaborativa. Alcune non hanno un equivalente diretto in Excel, altre lo hanno solo nelle versioni più recenti. Conoscerle permette di sfruttare davvero lo strumento, invece di usarlo come un Excel nel browser. In base alla lingua dell'interfaccia alcuni nomi di funzione possono comparire tradotti; qui uso i nomi originali.
QUERY: interrogare i dati con una sintassi simile a SQL
QUERY è probabilmente la funzione più potente di Google Sheets. Accetta un intervallo e una stringa che descrive cosa estrarre, con una sintassi ispirata a SQL:
=QUERY(A1:E5000; "select B, sum(E) where C = 'Nord' group by B order by sum(E) desc"; 1)
Questa formula restituisce, per ogni agente (colonna B), il totale degli importi (colonna E) nella zona Nord, ordinati dal più alto al più basso. Il terzo argomento indica quante righe di intestazione ci sono.
Le clausole principali sono:
| Clausola | Funzione |
|---|---|
select |
quali colonne restituire |
where |
quali righe tenere |
group by |
come raggruppare |
order by |
come ordinare |
limit |
quante righe al massimo |
label |
come rinominare le intestazioni del risultato |
Alcune particolarità da conoscere:
- le colonne si indicano con la lettera (
A,B) quando l'origine è un intervallo; - i testi nella condizione vanno tra apici singoli:
'Nord'; - le date richiedono una sintassi specifica:
where A >= date '2026-01-01'; - QUERY decide il tipo di ogni colonna in base ai valori prevalenti: in una colonna con numeri e testo mischiati, i valori minoritari possono essere trattati come vuoti. È un motivo in più per tenere i dati omogenei.
Con QUERY puoi sostituire una tabella pivot con una formula, e il risultato si aggiorna automaticamente quando cambiano i dati.
IMPORTRANGE: dati da un altro file
=IMPORTRANGE("URL o ID del foglio"; "Vendite!A1:E5000")
IMPORTRANGE porta in un file i dati di un altro foglio Google. Al primo utilizzo il programma chiede di autorizzare la connessione tra i due file; dopo, l'aggiornamento è automatico. È molto utile per costruire un riepilogo centrale alimentato da più fogli compilati da persone diverse.
Combinata con QUERY diventa ancora più efficace, perché permette di importare solo le righe necessarie:
=QUERY(IMPORTRANGE("ID"; "Vendite!A1:E5000"); "select Col2, sum(Col5) group by Col2"; 1)
Nota che, quando l'origine è il risultato di un'altra funzione, le colonne si indicano come Col1, Col2 e così via, non con le lettere.
Da tenere presente: chi può modificare il file di destinazione vede i dati importati, anche se non ha accesso al file di origine. Prima di collegare due file, valuta chi li condivide.
ARRAYFORMULA: una formula per tutta la colonna
Prima delle matrici dinamiche, ARRAYFORMULA era il modo di Google Sheets per applicare una formula a un intero intervallo:
=ARRAYFORMULA(SE(A2:A=""; ""; B2:B*C2:C))
Scritta una sola volta in D2, calcola il prodotto per ogni riga, anche per quelle aggiunte in futuro. La condizione su A2:A vuota evita di riempire la colonna di zeri fino in fondo al foglio. È particolarmente utile nei fogli collegati a un modulo Google, dove ogni risposta aggiunge una riga e le formule copiate a mano non arriverebbero alle nuove righe.
SPLIT e JOIN
=SPLIT(A2; ";") divide un testo in più celle secondo un separatore; =JOIN(", "; A2:A10) fa l'operazione inversa. Sono più dirette delle combinazioni di funzioni di testo necessarie nelle versioni meno recenti di Excel.
Espressioni regolari
Google Sheets include tre funzioni basate sulle espressioni regolari:
REGEXMATCH(testo; schema)verifica se il testo corrisponde allo schema;REGEXEXTRACT(testo; schema)estrae la parte che corrisponde;REGEXREPLACE(testo; schema; sostituzione)sostituisce.
Per esempio, =REGEXEXTRACT(A2; "[A-Z]{2}\d{6}") estrae da una descrizione libera un codice formato da due lettere maiuscole e sei cifre. Per chi conosce le espressioni regolari, sono uno strumento di pulizia dati molto più potente delle funzioni di testo tradizionali.
Altre funzioni utili
- IMPORTHTML e IMPORTXML importano tabelle o elementi da pagine web pubbliche; utili per dati che cambiano spesso, ma dipendono dalla struttura della pagina e smettono di funzionare se questa cambia.
- GOOGLETRANSLATE traduce il contenuto di una cella; comoda per una prima comprensione, non per testi da pubblicare.
- SPARKLINE disegna un piccolo grafico dentro una cella, utile nei pannelli riassuntivi.
Collaborazione e cronologia
Anche se non sono funzioni, due caratteristiche cambiano il modo di lavorare: la cronologia delle versioni, che permette di vedere chi ha modificato cosa e di ripristinare uno stato precedente, e la possibilità di proteggere intervalli specifici lasciando gli altri modificabili. Nel mio lavoro, quando un foglio è compilato da più persone, uso QUERY e IMPORTRANGE in un file separato di sola lettura: i dati restano dove vengono inseriti, il riepilogo resta pulito.
In sintesi
- QUERY interroga i dati con una sintassi simile a SQL e può sostituire una pivot.
- IMPORTRANGE collega più file; attenzione a chi vede i dati importati.
- ARRAYFORMULA applica una formula a intere colonne, ideale con i moduli Google.
- SPLIT, JOIN e le funzioni REGEX semplificano la pulizia dei testi.
- Cronologia delle versioni e intervalli protetti rendono sicura la collaborazione.
