Non tutti i programmi offrono un modo per scambiare dati con altri strumenti. Il vecchio gestionale che accetta dati solo dalla sua finestra, il portale di un ente che si consulta solo dal browser, l'applicazione aziendale senza esportazione: in questi casi l'unica interfaccia è quella pensata per una persona con mouse e tastiera. La RPA, Robotic Process Automation, nasce proprio per questo: un software che usa i programmi come farebbe un utente, cliccando pulsanti e compilando campi. Su Windows lo strumento più accessibile è Power Automate per desktop, fornito da Microsoft.
Che cosa lo distingue dalle automazioni cloud
Power Automate esiste in due forme. La versione cloud collega servizi online tra loro attraverso le loro interfacce di programmazione. La versione desktop invece gira sul computer e controlla le applicazioni installate e il browser. Le due possono anche lavorare insieme, ma per iniziare la versione desktop basta da sola. Su Windows 11 l'applicazione è già presente o si installa gratuitamente dallo store; servono un account Microsoft e, per alcune funzioni avanzate, una licenza aziendale.
I mattoni di un flusso
Un flusso desktop è un elenco di azioni trascinate da un pannello laterale e disposte in sequenza. Le categorie più usate sono:
| Categoria | Esempi di azioni |
|---|---|
| Excel | Avvia Excel, leggi dal foglio di lavoro, scrivi nel foglio |
| Automazione dell'interfaccia | Fai clic su un elemento, compila un campo di testo, ottieni il testo di un elemento |
| Automazione browser | Apri una pagina, compila un modulo web, estrai dati da una pagina |
| File e cartelle | Copia, sposta, rinomina, ottieni l'elenco dei file |
| Controllo del flusso | Se, Per ogni, Ripeti, Attendi |
| Variabili | Imposta variabile, aumenta variabile |
Le variabili si riconoscono perché sono scritte tra simboli di percentuale, come %NumeroFattura%. Ogni azione che produce un risultato lo salva in una variabile, che le azioni successive possono usare.
Gli elementi dell'interfaccia
Il concetto più importante della RPA è l'elemento dell'interfaccia. Quando dite al flusso di cliccare sul pulsante «Salva», Power Automate non memorizza le coordinate del clic sullo schermo, ma un selettore che descrive il pulsante: la finestra a cui appartiene, il tipo di controllo, il nome. In questo modo il flusso funziona anche se la finestra viene spostata o ridimensionata.
Gli elementi si catturano passando il mouse sopra il controllo desiderato e premendo una combinazione di tasti indicata dall'editor. Il registratore integrato fa lo stesso in automatico mentre eseguite l'operazione a mano: è un buon punto di partenza, ma come ogni registratore produce passaggi superflui da ripulire.
Un esempio tipico: dati da Excel a un gestionale
Supponiamo di dover inserire in un'applicazione cento righe di un foglio Excel, campo per campo. Lo schema del flusso è:
- Avvia Excel aprendo il file con i dati.
- Leggi dal foglio di lavoro Excel l'intervallo usato, con la prima riga come intestazione: il risultato è una tabella in una variabile.
- Per ogni riga della tabella:
- porta in primo piano la finestra del gestionale;
- compila il campo Cliente con
%RigaCorrente['Cliente']%; - compila il campo Importo con%RigaCorrente['Importo']%; - fai clic su Salva; - attendi che compaia il messaggio di conferma. - Chiudi Excel.
Il passaggio di attesa è decisivo. Un utente umano aspetta istintivamente che la finestra sia pronta; il robot no. Senza attese esplicite basate sulla comparsa di un elemento, il flusso prova a compilare campi non ancora visibili e fallisce in modo imprevedibile.
Gestire gli errori
Ogni azione ha impostazioni per la gestione degli errori: si può decidere di riprovare, di proseguire o di eseguire un blocco di azioni alternativo. Per un inserimento dati conviene, in caso di errore su una riga, scrivere in una colonna del foglio Excel l'esito «non inserito» e passare alla riga successiva. A fine giro, le righe da controllare sono già evidenziate.
Limiti da conoscere
La RPA è potente ma fragile per natura. Dipende dall'aspetto delle applicazioni: un aggiornamento che rinomina un pulsante o cambia la struttura di una finestra può rompere il flusso. Inoltre, durante l'esecuzione, il computer è di fatto occupato, perché il robot usa mouse e tastiera. Nel mio lavoro la considero una soluzione da usare quando non esistono alternative: se il programma offre un'esportazione, un'importazione da file o un'interfaccia di programmazione, quella strada è quasi sempre più stabile.
Va infine ricordato che automatizzare l'accesso a portali di terzi deve rispettare le condizioni d'uso del servizio: la RPA serve a risparmiare lavoro ripetitivo sui propri strumenti, non ad aggirare limitazioni.
In sintesi
- La RPA automatizza i programmi attraverso la loro interfaccia grafica, come farebbe un utente.
- Power Automate per desktop offre azioni per Excel, interfaccia, browser e file.
- Gli elementi dell'interfaccia rendono i clic indipendenti dalla posizione della finestra.
- Inserite attese esplicite e una gestione degli errori riga per riga.
- Preferite esportazioni o interfacce di programmazione quando esistono: sono più stabili.
